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1. ステップ1：現状分析と課題の明確化 – ボトルネックを見つける
2. ステップ2：BPO対象業務の選定 – コア業務とノンコア業務
3. ステップ3：BPO委託先の選定 – 徹底比較でベストパートナーを見つける
4. ステップ4：契約と導入準備 – スムーズな移行のために
5. ステップ5：導入後の運用と効果測定 – PDCAサイクルで継続的改善
6. よくある質問（FAQ）

ステップ1：現状分析と課題の明確化 – ボトルネックを見つける

BPO導入の第一歩は、自社の現状を深く理解し、改善すべき課題を明確にすることです。闇雲にBPOを導入するのではなく、まずは自社の業務プロセスにおけるボトルネックを特定し、BPOが本当に有効な解決策となります。

 

業務プロセスの可視化と課題の洗い出し

業務プロセスを可視化するために、フローチャートを作成したり、業務担当者へのヒアリングを実施したりすることが有効です。

各業務にかかる時間、使用しているツール、担当者のスキルなどを把握することで、改善すべき点が見えてきます。

この段階で、非効率な業務、重複している業務、属人化している業務などを洗い出しましょう。

 

コスト構造の分析：削減余地を見極める

各業務にかかるコストを詳細に分析することで、削減の余地がある部分を見極めます。 

人件費、設備費、間接費など、あらゆるコストを洗い出し、どの業務にどれだけのコストがかかっているのかを明確にしましょう。 

この分析結果をもとに、BPO導入によってどれだけのコスト削減効果が期待できるのかを試算します。 

 

リソース配分の最適化：ボトルネックの特定

現状分析の結果をもとに、リソース配分が最適化されているかを確認します。 

特定の業務にリソースが集中している場合、それがボトルネックとなっている可能性があります。 

BPOを導入することで、ボトルネックとなっている業務を外部に委託し、リソースをより戦略的な業務に再配分することが可能になります。 

 

ステップ2：BPO対象業務の選定 – コア業務とノンコア業務

現状分析の結果、BPOが有効であると判断した場合、次にどの業務をBPOの対象とするのかを選定します。 

この選定は、BPO導入の成否を大きく左右する重要なステップです。 

 

コア業務とノンコア業務の定義と区別

まず、自社の業務をコア業務とノンコア業務に分類します。 

コア業務とは、企業の競争力の源泉となる業務であり、顧客への価値提供に直接つながる業務です。 

一方、ノンコア業務とは、企業の運営を支える間接的な業務であり、必ずしも自社で行う必要がない業務です。 

BPOに適しているのは、一般的にノンコア業務です。 

 

BPOに適した業務：RPAとの連携も視野に

BPOに適した業務としては、以下のような特徴を持つ業務が挙げられます。 

• 定型的な業務：マニュアル化しやすく、外部委託しやすい 
• 大量のデータを扱う業務：専門的なスキルや設備が必要 
• 専門知識が必要な業務：外部の専門家を活用できる 
• 季節変動がある業務：繁忙期のみ外部リソースを活用できる 

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）との連携も視野に入れることで、より高度な業務効率化を実現できます。 

 

段階的なBPO導入：スモールスタートのすすめ

初めてBPOを導入する場合、いきなり大規模な導入を行うのではなく、スモールスタートで始めることをおすすめします。 

まずは一部の業務をBPOに委託し、効果や課題を検証しながら、徐々に委託範囲を拡大していくことで、リスクを最小限に抑えることができます。 

 

ステップ3：BPO委託先の選定 – 徹底比較でベストパートナーを見つける

BPO導入の成否を大きく左右するのが、BPO委託先の選定です。 

多くのBPO委託先が存在する中で、自社に最適なパートナーを見つけるためには、徹底的な比較検討が不可欠です。 

 

情報収集：BPO委託先のリストアップと初期評価

まずは、BPO委託先の情報を収集し、リストアップします。 

インターネット検索、業界団体への問い合わせ、セミナーへの参加など、様々な方法で情報を集めましょう。 

リストアップしたBPO委託先について、初期評価を行います。 

Webサイトやパンフレットなどの公開情報をもとに、得意分野、実績、規模などを確認しましょう。 

 

RFP（提案依頼書）の作成と提示

初期評価の結果、候補となるBPO委託先に対して、RFP（提案依頼書）を作成し、提示します。RFPには、自社の課題、BPOで実現したいこと、委託する業務範囲、評価基準などを具体的に記載しましょう。 

 

複数業者からの提案内容を比較検討

複数のBPO委託先から提案を受け、提案内容を比較検討します。 

提案内容だけでなく、担当者の対応、コミュニケーション能力、企業文化なども評価の対象としましょう。 

 

ステップ4：契約と導入準備 – スムーズな移行のために

BPO委託先が決定したら、契約を締結し、導入準備を進めます。 

契約内容をしっかりと確認し、双方の責任範囲を明確にすることが重要です。 

 

契約内容の詳細確認：SLA（サービス品質保証）の重要性

契約内容の中でも特に重要なのが、SLA（サービス品質保証）です。 

SLAには、委託先が提供するサービスの品質レベルが具体的に記載されます。 

SLAの内容をしっかりと確認し、自社の要求水準を満たしているかを確認しましょう。 

 

業務移行計画の策定と実行

BPO導入に向けて、業務移行計画を策定し、実行します。 

業務移行計画には、移行スケジュール、担当者、移行方法などを具体的に記載しましょう。 

スムーズな業務移行のためには、委託先との密な連携が不可欠です。 

 

従業員への説明と研修：不安解消と協力体制の構築

BPO導入は、従業員の業務内容に影響を与える可能性があります。 

従業員に対して、BPO導入の目的やメリットを丁寧に説明し、不安を解消することが重要です。また、BPO導入後も、従業員がスムーズに業務を遂行できるよう、研修を実施することも検討しましょう。

 

ステップ5：導入後の運用と効果測定 – PDCAサイクルで継続的改善

BPO導入後も、委託先との連携を密にし、定期的に効果測定を行うことが重要です。 

効果測定の結果を踏まえ、PDCAサイクルを回し、継続的な改善を目指しましょう。 

 

よくある質問（FAQ）